E-Rechnungspflicht: Fristen und Ausnahmen von 2025 bis 2028
Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland wandern von PDF und Papier zur strukturierten E-Rechnung. Das passiert in drei Schritten, und welche Daten für Sie gelten, hängt von Ihrem Umsatz und von Ihren Kunden ab. Hier die Kurzfassung, zu jeder Regel mit dem Paragrafen, damit Sie selbst nachlesen können.
Eine Zusammenfassung, keine Steuerberatung. Die Quellen stehen am Ende.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist kein PDF im Anhang einer E-Mail. § 14 Abs. 1 UStG beschreibt sie als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
In der Praxis heißt das zwei Formate:
- XRechnung, reines XML, wie es viele Behörden verlangen;
- ZUGFeRD (auch Factur-X), ein PDF mit der XML darin. Es zählt ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, die zu wenige Daten enthalten.
Ein normales PDF, auch wenn es aus einer Rechnungssoftware kommt, ist nach dem Gesetz eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung.
Die Fristen
| Wann | Was gilt | Quelle |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. | BMF, siehe IHK Pfalz |
| 2025 und 2026 | Sie dürfen weiter Papierrechnungen versenden, mit Zustimmung des Kunden auch ein PDF. | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 2027 | Ebenso, aber nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Darüber gilt die E-Rechnung ab 1. Januar 2027. | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| Ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen. | § 14 Abs. 2, § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
Die 800.000 Euro beziehen sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Rechnungen, die Sie 2027 schreiben, zählt also der Umsatz von 2026.
Wer keine E-Rechnung ausstellen muss
In diesen Fällen dürfen Sie weiter eine normale Rechnung schicken, auf Papier oder als PDF:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag. Nach § 33 UStDV kann eine solche Rechnung „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG. § 34a UStDV sieht für ihre steuerfreien Umsätze dieselbe Regel vor.
- Fahrausweise für die Personenbeförderung (§ 34 UStDV).
- Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt zwischen Unternehmen.
- Rechnungen an Kunden ohne Sitz in Deutschland. § 14 Abs. 2 UStG verlangt die E-Rechnung, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Keine dieser Ausnahmen betrifft den Empfang. Auch ein Kleinunternehmer muss eine E-Rechnung von seinem Lieferanten annehmen können.
Fünf kurze Beispiele
- Eine Designerin mit 48.000 Euro Umsatz 2026, umsatzsteuerpflichtig. Sie muss E-Rechnungen jetzt empfangen können. PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Kunden) darf sie bis Ende 2027 schicken, ab 1. Januar 2028 E-Rechnungen.
- Eine Agentur mit 1,3 Millionen Euro Umsatz 2026. E-Rechnungen an deutsche Geschäftskunden für jeden Umsatz ab 1. Januar 2027.
- Ein Kleinunternehmer mit 18.000 Euro Umsatz. Muss nie E-Rechnungen ausstellen, darf es freiwillig, und muss sie empfangen können.
- Eine Rechnung über 180 Euro brutto an eine deutsche GmbH. Darf jederzeit eine normale Rechnung bleiben.
- Ein Berater mit einem Kunden in Österreich. Fällt nicht unter die deutsche Pflicht, weil der Kunde nicht in Deutschland ansässig ist.
Was jetzt zu tun ist
- Empfang sicherstellen. Eine E-Mail-Adresse genügt als Weg, das Gesetz schreibt keinen vor. Sie brauchen außerdem eine Möglichkeit, die XML zu lesen und aufzubewahren: Bei ZUGFeRD zeigt das PDF ein Bild der Rechnung, die E-Rechnung ist aber die XML.
- Format wählen. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die erste Wahl, weil das PDF für Menschen lesbar bleibt. Behörden verlangen oft eine XRechnung mit ihrer Leitweg-ID. Wir haben beide Formate mit echten Dateien verglichen: XRechnung oder ZUGFeRD?
- Prüfen, was Ihre Software erzeugt. Der offizielle KoSIT-Validator ist kostenlos. Eine Datei, die er ablehnt, ist keine gültige E-Rechnung, auch wenn die Software sie so nennt.
Und Inkvoice?
Inkvoice ist eine kostenlose Open-Source-Rechnungssoftware. Ab Version 0.3.4 erstellt sie XRechnung und ZUGFeRD aus Ihren normalen Rechnungen und hängt die E-Rechnung an die E-Mail an. Jede Änderung an diesem Code prüfen wir mit dem KoSIT-Validator; die Beispieldateien und Prüfberichte sind öffentlich, darunter eine freiwillige E-Rechnung eines Kleinunternehmers. Die Schritte stehen in E-Rechnung mit Inkvoice erstellen und senden.
Quellen
- § 14 UStG (Begriff, Pflicht zwischen Unternehmen im Inland)
- § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln, 800.000 Euro)
- § 33 UStDV, § 34 UStDV, § 34a UStDV (Kleinbetragsrechnung, Fahrausweise, Kleinunternehmer)
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- IHK Pfalz: Elektronische Rechnungen (Empfang seit 2025, ZUGFeRD-Profile)
Gesetzesstand geprüft am 7. November 2026. Regeln ändern sich; für Entscheidungen zu Ihrem Unternehmen fragen Sie Ihre Steuerberatung.